Sự phát triển của thời đại công nghệ số đã mang đến cho con người những công cụ, phần mềm quản lý công việc cực kỳ hữu ích. PMS là một trong số đó. Ngay sau đây, Nam Cường sẽ giúp quý độc giả trả lời câu hỏi pms là gì ? cũng như những thông tin liên quan đến phần mềm này.
Thế nào là PMS?
PMS là gì?
PMS là một phần mềm quản lý khách sạn, viết tắt của cụm từ Property Management System. Thông qua hệ thống quản lý PMS, toàn thể bộ phận trong một khách sạn riêng biệt có thể tối ưu hóa được hoạt động từ đó nâng cao doanh thu, lợi nhuận.
Lợi ích mà PMS khách sạn mang lại
Tiết kiệm thời gian, nhân lực
Thay vì ghi chép sổ sách, giấy tờ bằng tay hoặc phải nhập dữ liệu trên Excel để tính toán thì giờ đây, nhờ có phần mềm quản lý PMS mà mọi công đoạn tính toán đều trở nên vô cùng dễ dàng, gọn nhẹ mà không tốn nhiều thời gian.
Và có một điều vô cùng rõ ràng, đó là khi thời gian rút ngắn thì yêu cầu về số lượng nhân sự cũng giảm đáng kể.
Ngoài ra, PMS còn phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh nghỉ dưỡng như: homestay, resort, nhà nghỉ, khách sạn 0 sao cho đến 5 sao.
Độ chính xác cao
Đương nhiên rồi, số liệu được tính toán trên phần mềm bao giờ cũng có độ chính xác cao hơn so với tính thủ công. Đặc biệt trong mùa du lịch cao điểm, nhân viên nếu tính toán sổ sách bằng tay rất dễ để xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn cũng như không kiểm soát được số khách, số phòng trống, bàn trống…
Tuy nhiên khi có PMS thì mọi chuyện lại trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Mọi dữ liệu về hàng nhập – xuất, số lượng khách check in – check out, số phòng trống…đều được quản lý một cách khoa học. Đặc biệt là trong mùa cao điểm, bạn sẽ thấy phần mềm quản lý này có tác dụng rõ rệt hơn bao giờ hết.
Quản lý hoạt động kinh doanh từ xa
PMS giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả
Với khối lượng không việc đồ sộ, làm thế nào để người quản lý vừa có thể hoàn thành công việc trong khi vẫn giám sát được mọi hoạt động của nhân viên cũng như mọi giao dịch tại đây? PMS chính là câu trả lời chính xác nhất.
Nhờ việc áp dụng thành công công nghệ điện toán đám mây vào hoạt động quản lý kinh doanh khách sạn mà giờ đây, cấp quản lý có thể truy cập vào PMS bất cứ thời gian, bất cứ địa điểm nào. Như vậy dù không trực tiếp có mặt ở khách sạn nhưng mọi hoạt động, giao dịch diễn ra tại đây vẫn được cấp quản lý nắm bắt để từ đó có những chỉ đạo kịp thời từ xa.
Dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống
Nói cụ thể hơn thì mọi thông tin về: nhân viên, khách sạn, giao dịch check in – check out, đặt bàn…đều được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống. Điều này giúp cho bạn có thể xuất dữ liệu nếu muốn vào bất cứ thời điểm nào.
Giao diện thân thiện với người dùng
Có thể nói các PMS hiện nay nói chung đều có giao diện bắt mắt với tính năng ưu việt, giúp người sử dụng thuận tiện trong thao tác. Chỉ cần có internet, wifi, 3G là bạn có thể kiểm tra dữ liệu, xuất nhập trên PMS thông qua điện thoại, PC, Laptop.
Những loại PMS sử dụng trong khách sạn
Các khách sạn có thể lựa chọn những mô hình PMS khác nhau phụ thuộc vào nhu cầu và năng lực tài chính
PMS tại chỗ
Tên tiếng anh : On-premise/server-based/legacy hotel PMS
Đặc điểm chính: Phần mềm này được khách sạn cài đặt và sử dụng với mục đích lưu trữ dữ liệu cục bộ. Tuy nhiên để vận hành cũng như bảo trì hệ thống này đòi hỏi cơ sở lưu trú phải có đội ngũ IT túc trực.
PMS“lai” công nghệ đám mây
Tên tiếng anh: Hybrid cloud hotel PMS
Đặc điểm chính: phần mềm này cho phép người dùng truy cập thông qua trình duyệt web trên PC, Laptop, smartphone. Đây là một ưu điểm vượt trội so với hệ thống PMS tại chỗ (tức dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ và người dùng có thể truy cập từ xa). Tuy nhiên, PMS “lai” công nghệ đám mây vẫn tồn đọng 1 nhược điểm lớn đó là một số tính năng chỉ có trên nền tảng chính của phần mềm
PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây
Tên tiếng anh: Web-native cloud hotel PMS
Đặc điểm chính: Đây được xem là phần mềm tối ưu nhất mà các khách sạn nên áp dụng hiện nay. Với PMS này thì đơn vị lưu trú không phải tốn tiền bạc đầu tư vào nhân lực (IT) hoặc phần cứng. Chỉ với một mức phí hợp lý phải trả cho nhà cung cấp phần mềm, bạn có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi, không giới hạn.
Những chức năng cơ bản của phần mềm quản lý khách sạn
PMS luôn đa chức năng
Chức năng cho bộ phận Front Desk – Lễ Tân
Chức năng này được thể hiện ở những đầu công việc như sau:
- Quản lý đặt phòng
- Đăng ký cho khách
- Tình trạng phòng (trống hoặc đã full)
- Giao dịch tiền phòng và tiền dịch vụ – Room charge và extra charge
- Thanh toán khi khách check – out
- Kiểm toán đêm
- Báo cáo lên cấp quản lý
Chức năng cho bộ phận bán hàng và marketing – Sales và Marketing
Chức năng này được thể hiện ở những đầu công việc như sau:
- Quản lý đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn
- Chăm sóc khách hàng cũ – mới – quen thuộc, tạo ưu đãi cho khách hàng mới nếu cần
- Quản lý hệ thống thông tin – dữ liệu khách lưu trú hiện tại
- Lịch sử khách lưu trú (nhằm mục đích trích xuất thông tin nếu cần)
- Cập nhật thông tin công ty lữ hành
- Báo cáo liên quan chiến lược bán hàng – giá bình quân và thị trường
Chức năng cho bộ phận buồng phòng – Housekeeping
Chức năng này được thể hiện ở những đầu công việc như sau:
- Xử lý trường hợp khách hàng thất lạc đồ dùng
- Cập nhật tình trạng buồng phòng
- Bố trí đổi phòng khi có yêu cầu từ khách
- Hỗ trợ tính phí dịch vụ khác (nếu khách có sử dụng)
- Charge dịch vụ giặt là, mini-bar
Chức năng cho bộ phận ăn uống – Food and Beverage
- Điểm bán hàng – POS
- Quản lý kho (hàng tồn, xuất-nhập)
- Báo cáo bán hàng
- Hóa đơn
Chức năng cho bộ phần nhân sự – HR Department
Chức năng này được thể hiện ở đầu công việc sau: Lưu trữ thông tin về ca làm việc, chấm công và đánh giá công tác cho từng nhân sự.
Chức năng cho bộ phận kế toán – Accounts
Chức năng này được thể hiện ở đầu công việc sau:
- Quản lý doanh thu và công nợ
- Tiền lương
- Lập báo cáo tổng hợp cho các bộ phận khác
- Khai thuế, kiểm toán theo quy định
Chức năng khác
Chức năng này được thể hiện ở đầu công việc sau:
- Tích hợp phần cứng như tổng đài điện thoại, khóa từ của phòng và hệ thống điện
- Tích hợp hệ thống đặt phòng trên website hoặc trực tuyến (booking engine)
- Tích hợp hệ thống quản trị phân phối (channel manager) với mục đích quản lý các kênh phân phối.
Lưu ý khi lựa chọn phần mềm PMS
Chi phí
Đây là yếu tố đầu tiên mà khách sạn cần lưu tâm trước khi lựa chọn mua PMS phục vụ công tác quản lý.
Chi phí sẽ được tính toán dựa trên quy mô, loại hình khách sạn. Tuy nhiên có một lưu ý nhỏ dành cho khách hàng, đó là đừng mua phần mềm quá rẻ vì dễ gặp phải tình trạng: ít chức năng, hoạt động kém linh hoạt. Đồng thời việc chọn một phần mềm quá đắt cũng không hẳn tốt nếu như quy mô khách sạn của bạn nhỏ (vì có những tính năng sẽ bị dư thừa)
Dễ sử dụng
Đây là lưu ý quan trọng tiếp theo chúng tôi muốn chia sẻ đến quý độc giả. Không chỉ riêng PMS mà bất kỳ một phần mềm nào trong tất cả các lĩnh vực thì việc dễ sử dụng là rất quan trọng. Điều này giúp cho bản thân người dùng cảm thấy hài lòng, từ đó giúp nâng cao hiệu quả.
Ngôn ngữ
PMS mà bạn lựa chọn cần có tối thiểu 2 ngôn ngữ. Đặc biệt trong xu hướng hội nhập hiện nay thì đây là yêu cầu mang tính bắt buộc. Du khách ở khắp nơi trên thế giới có thể đặt phòng trực tuyến trên website với ngôn ngữ phổ thông (English).
Giao diện
Phần mềm quản lý khách sạn mà bạn lựa chọn phải tương thích với hệ trình duyệt hiện tại. Nó có thể là một ứng dụng độc lập hoặc bắt buộc phải được thiết kế trên cùng một nền tảng nhất định.
Tính năng
PMS cần đảm bảo những tính năng tối thiểu như: kế toán, lễ tân, buồng phòng, nhà hàng…Ngoài ra, căn cứ vào quy mô hoạt động của từng khách sạn mà nhà cung cấp sẽ mang đến những phần mềm với nhiều tính năng bổ trợ.
Nhà cung cấp
Nên lựa chọn những đơn vị cung cấp phần mềm có uy tín, vị thế cao trên thị trường, được nhiều khách sạn đối thủ lựa chọn.
Với những chia sẻ cụ thể ở trên, NAM CƯỜNG hy vọng đã giúp quý độc giả có thêm nhiều thông tin bổ ích về hệ thống PMS trong lĩnh vực khách sạn – nhà hàng. Chỉ cần lựa chọn được một phần mềm hoàn hảo nhất, tin chắc rằng khách sạn của bạn có thể vận hành trơn tru hơn bao giờ hết.